华天动力华南大区运营服务中心
管理信息化研究院 | 华南分院

行业协同管理整体解决方案

建设背景 管理诉求

在信息技术高速发展的今天,建筑施工行业作为国民经济建设的支柱产业之一,外部运营环境也变得复杂多变。建筑企业是以工程项目施工承包为主营业务,随着集团化、规模化经营,施工企业跨省市施工,跨省市经营的情况越来越普遍,存在项目分散、办公不集中、管理半径大的现状,而且每个承包的项目涉及的第三方比较多,包括业主方、监理方、工程分包公司、劳务分包方、设备租赁方、材料供应商等,容易出现以下问题:

1、建筑企业与合作单位之间、企业内部之间的信息共享与交换渠道不畅,大量的信息资源和应用成果积淀在各级管理分支中,形成了一个个“信息孤岛”的格局,企业领导面对海量杂乱、正确性和时效性得不到保证的信息,难以进行科学决策?直接影响了信息资源的有效利用和再开发。

2、涉及多方合作,形成成本多样化、材料采购与转运协同性要求高的特点,没有形成完善的合同管理体系,对项目收支缺乏有效实施的数据汇集,容易形成成本黑洞,体现在:
(1)无法及时了解项目部的成本、工程签证结算、外欠款、资金收支等情况
(2)难以控制项目实际成本不超出目标成本和中标价?有预算无控制,项目成本目标成为空谈
(3)对物资采购及分配是否合理?是否必须采购?采购的价格、采购的量是否合理?均没有有效的数据评估支撑

3、工程进度、质量控制难度大,工程进度及质量直接决定了履约的程度,而在施工过程中,往往这块是最难管的,因为项目现场分散,管理半径大、监督难,等待督促、回复、汇报、开会等现象普遍存在,项目管理过程容易出现工作脱节、信息不对称,容易造成工程进度与质量问题引起的纠纷和返工等,将直接影响项目的成本,并影响客户口碑。

因此,越来越多的施工企业迫切希望借助信息化对公司内部协同业务、分子公司和各工程项目进行垂直管理。

  • 1、推行企业内部网络化、自动化化工作平台办公模式,实现企业内部流程标准化管理落地、提高总部与分子公司之间、各部门之间业务协同工作效率,做到过程透明化管理;
  • 2、利用信息化系统工具,从业务流程分析,包含项目立项、项目基本信息管理、投标管理、证件管理、合同履约管理、资金控制、项目施工日志、项目竣工验收、项目文档管理等等全过程各项业务,在过程控制上真正实现项目动态控制,对进度/质量/收益进行全面跟踪和动态预测,解决项目现场分散,管理半径大、监督难的问题,最终为领导提供全方位的项目领导监控平台,便于领导一站式统览全局;
  • 3、以综合计划执行管理为核心组织建立成体系的项目计划、执行、检查、预警相关控制程序,杜绝超付现象和变更黑洞;
  • 4、建立报表体系,辅助汇总分析项目数据,为项目决策人随时提供多方位的价值评估和风险分析;有效的项目成本控制应该从合同管理开始,利用合同管理、资金管理实现对收支监控的电子化和自动化,有效控制项目成本;
  • 解决方案整体架构
    方案价值
    自定义搭建
    华天动力顾问团队除标准化OA应用外,还将为建筑行业客户提供现场业务需求调研梳理及确认工作,旨在通过业务调研把项目管理流程及管理关键点梳理清楚,然后严格按照项目管理的要求进行各子模块的自定义搭建。
    业务扩展平台
    建筑行业项目管理模块可依托华天动力自身强大的业务扩展平台,按照P(计划)——D(实施)——C(检查)——A(分析)循环管理思想,紧紧围绕项目进度目标、成本管控、安全质量来开展,以信息技术为手段,形成一个全面、规范、动态、高效的项目管理体系,实现对项目全方位、全过程管理。
    项目动态控制
    从业务流程分析,包含项目立项、项目基本信息管理、投标管理、证件管理、合同履约管理、资金控制、项目施工日志、项目竣工验收、项目文档管理等等全过程各项业务,在过程控制上真正实现项目动态控制,对进度/质量/收益进行全面跟踪和动态预测,解决项目现场分散,管理半径大、监督难的问题,最终为领导提供全方位的项目领导监控平台,便于领导一站式统览全局。
    业务过程管控
    以项目过程管理为核心,项目各阶段节点的审批与记录成体系组织并按项目汇总记录及资料信息,主要通过标准化的单据、规范化的流程实现业务执行过程的控制,有效防止业务漏洞。
    计划执行管理
    以综合计划执行管理为核心组织建立成体系的项目计划、执行、检查、预警相关控制程序,杜绝超付现象和变更黑洞。
    强大报表体系
    建立报表体系,辅助汇总分析项目数据,为项目决策人随时提供多方位的价值评估和风险分析;有效的项目成本控制应该从合同管理开始,利用合同管理、资金管理实现对收支监控的电子化和自动化,有效控制项目成本。

    证件管理

    功能可以涵盖证件登记、证件资源台账、证件借出、证件归还、证件注册/增项/年检、培训管理、证件到期信息信息管理等

    投标管理

    涵盖从搜集市场信息、信息立项并跟踪、招投标文件的购买、资格的内部审查、项目前期勘察的记录、投标预算文件的审核、投标保证金的申请、竞争对手请款的分析、项目招待费的统计等功能

    • 华天动力投标管理模块功能可以涵盖从搜集市场信息、信息立项并跟踪、招投标文件的购买、资格的内部审查、项目前期勘察的记录、投标预算文件的审核、投标保证金的申请、竞争对手请款的分析、项目招待费的统计等功能。通过投标管理模块,使建筑公司建立简洁明了的市场信息和投标清单条目,帮助用户建立企业过往投标情况、企业投标资源信息资料库等,并对它们进行管理和分析,为投标分析、投标报价和投标决策提供充分的辅助信息。

    • (1)能够随时了解经营部工作情况、工作进展;

    • (2)能够随时了解在投项目基本概况、资质要求和我方投标的准备情况;

    • (3)能够随时了解经营部月度、季度、年度产生的投标商务费用成本支出情况;

    • (4)能够随时了解所有在投项目投标保证金占用情况及保证金的退回情况;

    • (5)规划化在投项目投标报价及清单明细审查工作;

    • (6)对标书购买、资质自审、项目勘察等投标过程进行相关记录,加强投标风险管控;

    • 投标管理

      投标项目收费审批

    • 新建审批单

      投标文件编制交底

    成本管理(合同管理 + 费用预算管理)

    • 可以借助华天动力工作流引擎将企业各项管理审批制度进行规范落地,强化执行力,通过流程智能化电子化自动流转,提高审批效率,减少人为因素或人情文化造成的经营风险,实现业务办理全过程标准化、规范化、透明化。

    • (1)充分解决成本统计处理信息量庞大,手工统计报表数据又滞后、手工反追溯查询能力差的问题;

    • (2)帮助企业及时监控各项直接成本,项目实际成本容易超出目标成本和中标价,有预算无控制,项目成本目标成为空谈;

    • (3)在费用报销业务、合同款付款业务执行后,系统自动生成成本支出统计报表,可以为建筑企业详细展示每一个项目的已发生的成本支出情况(包括分包工程款支出、材料款支出、劳务费用支出、设备租赁费用支出、间接费用支出)、待发生的成本明细情况、汇总情况;

    • (4)帮助企业及时监控各项直接成本、间接成本(管理费用+运营费用)是否在预算控制范围内,生成目标预算与实际执行情况对比分析,帮助领导实时掌握项目利润动态;

    合同管理

    实现合同的统一管理,可控、可知

    • 华天动力可以结合建筑公司的合同管理需求自定义搭建适合企业应用的合同管理应用模块,涵盖与甲方的项目承包合同、劳务分包合同、材料采购合同、设备租赁合同的在线审批流转,合同台账自动生成方便查询;合同付款申请-审批(审批过程中可以与相应合同进行关联,自动带出合同数据、历史付款记录及付款数据,如累计已支付金额、累计已支付比例、还有多少没付等),合同变更管理,财务票据管理等,能够实现按照公司架构体系、岗位权责体系进行智能化自动流转及相应权限控制,支持自定义查询,自动生成指定格式的合同执行统计分析报表方便领导查看,实现合同的统一管理,可控、可知。

    • 合同台账

      费用收支

    • 审批表带附件

      工程付款审批表

    费用预算管理

    实现预算的可控、可知、可预警

    • 华天动力可以结合建筑公司的费用管理需求自定义搭建适合企业应用的费用预算管理应用模块,含公司日常行政办公管理费用、项目运营类费用支出的管理。涵盖费用科目类别设置、费用项目设置,年度/月度预算编制呈报审批、项目/行政办公费用申请、项目/行政办公费用报销、费用结转、预算计划执行统计分析报表等,与合同管理中合同付款进行数据管理,实现预算的可控、可知、可预警。

    • 类别设置

      费用管理

    • 运营费用申请表

      差旅费报销单

    项目管理

    通过项目动态信息电子化管理,形成项目信息库,实现有效及时管控

    • 通过华天动力信息化平台帮助建筑企业进行项目动态信息的电子化管理,形成项目信息库,解决跨地区多项目同时施工建设带来的海量数据信息分散的问题;并通过电子化手段实现各项目内部管理小组定责定岗、涵盖项目计划编制、项目进度汇报、施工现场形象进度图片上传、施工日志填报、项目进度信息台账,规范项目现场安全工作及质量巡检工作制度执行,解决施工建设过程施工日志实时上报、施工过程联络单、监理会议及报告、进度计划、工作周报等不能有效及时管控的问题。

    • 项目信息登记 1

      项目信息登记 2

    资料管理

    通过项目动态信息电子化管理,形成项目信息库,实现有效及时管控

    • 华天动力提供文档知识管理平台,支持树形无限级电子化文件库搭建,帮助企业对工程项目中的图纸、合同、合格证等各种纸质资料,以及现场照片、监控录像等电子资料实现科学、规范的管理。

    • (1)海量化档案库:实现电子档案和资料的海量化存贮;

    • (2)规范化业务流程:资料归档流程,实体资料的借阅与归还,应归还资料预期提醒;

    • (3)归档计划与归档核查:保证应归档资料不会缺失;

    • (4)方便快捷的检索与查询:档案和资料的在线检索和查询,档案目录的检索和查询,电子资料的在线下载;

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