模型样本——合同管理业务解决方案

一、 业务背景

合同管理是以企业资金流为主线的企业经营管理工作的重要内容,通过提高合同管理的水平、规范企业合同的签订和履行过 程,合同管理水平的好坏决定了企业是否能够在项目运营过程中有效的防范风险、优化成本、合理控制支出

  • 当前合同管理现状:
  • (1)  合同管理制度执行落地困难、流于形式;
  • (2)  合同业务各项审批效率低、时间长、影响业务正常开展;
  • (3)  合同信息得不到及时归结、档案数据零散、查找困难;
  • (4)  没有形成关联于合同的合作伙伴信息库;
  • (5)  越权情况时有发生,推诿文化形成;
  • (6)  合同执行过程容易出现黑洞现象,难以实时、真实把控;
  • (7)  管理决策层实时缺乏获取合同执行动态数据的路径;
  • 管理难点与痛点:
  • (1)  如何实现公司合同管理制度的有效落地?
  • (2)  如何建立有效的工作提醒机制,提升合同审批效率?
  • (3)  如何建立公司级的合同信息台账,实现分级查询与数据调用?
  • (4)  如何建立合作伙伴评级机制,履约过程评估怎么做?
  • (5)  如何明晰各部门权责,防止越权与推诿?
  • (6)  如何为领导层的科学决策提供有效的数据报表支撑?
二、 管控目标
  • 战略和执行层面管控目标
  • 管控企业经营风险
  • 实现经营成本合理发生
  • 确保资金链健康良性
  • 确保利润目标的达成
  • 流程、数据和业务层面梳理管控要领
  • 规范标准范围
  • 过程严谨科学控制
  • 提高资金利用率
  • 财务业务数据精准及时
  • 数据分析科学决策
三、 设计模型
  • 设计原理和基本模型

企业合同管理是一个相对复杂的管理体系,华天动力基于P(计划)→D(执行)→C(检查)→A(分析)管理循环, 以合同管理的流程分析为基础,从企业内控和风险管理的视角形成合同管理的生命周期并最终落实在合同管理各个环节的管控中。

合同管理流程设计模型

  • 前期合同类别梳理和流程的优化

企业合同管理是一个相对复杂多元的管理体系,我们对合同发生的整个过程 (科目类别、合同规划、供应商管理、合同登记、合同审批、合同付款、合同变更、合同结算、合同台账以及与合同业务数据相关的各类明细及统计报表) 进行了全方位的规划和分类,对所有涉及合同业务的流程进行优化和梳理。

合同类别管理

  • 审批过程中的业务数据关联、查询与调用

按用户需求对不同阶段不同类型类别的业务流程进行定义,同时根据部门权责和审批要点通过表单工具和流程引擎进行固化和控制, 使业务数据和岗位在业务流程发生的过程中进行合理科学的管控,对相关的数据表单和业务属性按照需求进行充分的关联,使用户在过程中极为方便的查询和调用。

合同审批过程监控

合同登记管理—合同信息台账

合同审批数据关联\查询\调用

付款与资金计划相关联

  • 后期提供数据分析报表,科学决策

我们通过强大的报表引擎进行各类业务数据的汇总分析,为企业资金管理提供规范和及时的数据基础,为决策提供充分的科学依据。

报表1

报表2

四、 管理价值
  • 1、 对管控目标的支撑价值
  • 帮助企业建立的合同信息库、合作伙伴信息库,解决了合同信息资源的网络化,能够科学合理的管理合同信息数据。
  • 节约时间成本,提高合同审查审批的节奏和效率。
  • 节约管理成本,降低合同执行过程管理费用的支出。
  • 为月度财务资金计划的有效落地执行提供数据关联、支撑。
  • 增加合同管理的透明度,提高合同过程管控、监督的能力,杜绝合同成本风险。
  • 2、 针对管理现状和乱象的解决之道
  • 建立合同管理标准,规范合同执行流程,实现合同管理制度的有效落地。
  • 有效技术手段建立多级提醒机制,保障审批过程严谨高效。
  • 同一工作平台多部门应用实现数据有效归集,建立企业合同信息台账,审批过程中数据可查询可调用,保证了流程的高效运转。
  • 建立合作伙伴评级机制,合同履约过程进行评分,选出优质供应商。
  • 前期划定各部门权责边界,合同管理科学严谨,防止越权与推诿现象。
  • 定制领导专属报表,及时准确的数据分析,是科学决策有效保障。
五、 1+N核心应用价值
  • 实现行业业务管理系统与通用管理平台的一体化构建
  • 实现战略执行、流程数据与管控决策的价值最大化
六、 适用场景

以信息化技术提高企业合同管理水平,是现代企业合同管理的必然趋势,绝大部分合同业务密集型企业都已经开始利用信息化工具来配合企业合同管理制度的落地执行。 华天动力OA系统内置了自定义扩展平台工具,可以任意匹配搭建不同行业专属的“合同管理”业务模块。

  • 行业适用:
  • 房地产建筑类行业
  • 金融投资类行业
  • 商贸服务类行业
  • 招标监理咨询行业
  • 林业水利电力行业

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